Les réunions transfrontalières : aussi faciles que de crier « ciseaux »

publié le 12 juillet 2022
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Choisir Montréal comme destination pour vos prochaines réunions et conférences, offre un côté international alléchant à vos invités et participants. Et même si tenir un événement ici entraîne des étapes supplémentaires pour faire venir votre matériel et vos délégués au Canada, un minimum de planification préalable peut rendre ce processus simple et rapide.

Voici comment.

Sélectionnez le courtier en douane qui répond à vos besoins

Plusieurs compagnies de courtage en douane très respectées opèrent à Montréal et se spécialisent dans la planification sans tracas de réunions transfrontalières. En trouver une qui répond à vos besoins est facile. Nous avons discuté avec Diane Labbé Deegan, cofondatrice de ConsultExpo, et elle-même courtier en douane avec plus de 20 ans d’expérience, pour comprendre le processus de transporter un événement et ses participants à Montréal.

Partagez les rênes

Une fois que votre courtier en douane s’est joint à votre équipe, le bal peut commencer. Après avoir rempli un formulaire d’inscription d’une page pour l’Agence des services frontaliers du Canada, il est temps de remettre les rênes à votre courtier au Canada et de vous concentrer sur les détails qui continueront de faire croître l’intérêt de vos participants pour votre événement.

Une fois libéré, profitez-en pour créer une expérience de grande envergure pour vos invités pendant que votre courtier en douane travaille dans les coulisses et s’occupe de tous les menus détails sur le site. Toutes les étapes allant de l’expédition à la liaison avec les exposants et l’ASFC sont assurées par votre courtier, dès les premiers jours de la planification jusqu’à une assistance en personne le jour de l’événement.

Être bien informé avant de partir

Les choses pouvant changer rapidement, les planificateurs avertis reviennent régulièrement sur le site Web du gouvernement pour s’informer de tout changement dans les exigences en matière de documentation. Pour tenir vos participants au courant et à jour ajoutez, sur le site Web de votre conférence et dans vos autres outils de communication, un lien vers le site Web convivial Visiter le Canada du gouvernement du Canada.

Il y a quelques années, le gouvernement du Canada a mis en place l’AVE, le système d’autorisation de voyage électronique, qui est désormais obligatoire pour de nombreux voyageurs. (Les résidents des États-Unis en sont exemptés.) Il est facile de remplir le formulaire en ligne en quelques minutes. La vidéo ci-dessous explique le tout de façon claire et structurée.

ArriveCAN

En plus de l’AVE, pour entrer au Canada, tous les voyageurs (y compris les Canadiens) doivent utiliser ArriveCAN pour transmettre des informations de voyage et de santé publique obligatoires. ArriveCAN contribue à la sécurité des voyageurs et s’inscrit dans le cadre des efforts continus de modernisation de la frontière. L’application mobile est gratuite, sécurisée et disponible en anglais, français et espagnol. Téléchargez-la au moins un jour avant le départ.

Aide-mémoire

Entreprise : ConsultExpo
Site Web : consultexpoinc.com
Téléphone : 1 514-482-8886 (Service24/7)
Télécopieur : 1 888-629-9008
Courriel : info@consultexpoinc.com

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