Choisir Montréal comme destination pour vos prochaines réunions et conférences, offre un côté international alléchant à vos invités et participants. Et même si tenir un événement ici entraîne des étapes supplémentaires pour faire venir votre matériel et vos délégués au Canada, un minimum de planification préalable peut rendre ce processus simple et rapide. Voici comment.
Sélectionnez le courtier en douane qui répond à vos besoins
Plusieurs compagnies de courtage en douane très respectées opèrent à Montréal et se spécialisent dans la planification sans tracas de réunions transfrontalières. En trouver une qui répond à vos besoins est facile. Nous avons discuté avec Diane Labbé Deegan, cofondatrice de ConsultExpo, et elle-même courtier en douane avec plus de 20 ans d’expérience, pour comprendre le processus de transporter un événement et ses participants à Montréal.
Partagez les rênes
Une fois que votre courtier en douane s’est joint à votre équipe, le bal peut commencer. Après avoir rempli un formulaire d’inscription d’une page pour l’Agence des services frontaliers du Canada, il est temps de remettre les rênes à votre courtier au Canada et de vous concentrer sur les détails qui continueront de faire croître l’intérêt de vos participants pour votre événement.
Une fois libéré, profitez-en pour créer une expérience de grande envergure pour vos invités pendant que votre courtier en douane travaille dans les coulisses et s’occupe de tous les menus détails sur le site. Toutes les étapes allant de l’expédition à la liaison avec les exposants et l’ASFC sont assurées par votre courtier, dès les premiers jours de la planification jusqu’à une assistance en personne le jour de l’événement.
Être bien informé avant de partir
Commencez par consulter notre guide des visiteurs ; il est plein d’astuces et d’informations pratiques conçues autant pour les professionnels de l’évènementiel que pour les délégués.
Les planificateurs avertis reviennent régulièrement sur le site Web du gouvernement pour s’informer de tout changement dans les exigences en matière de documentation. Pour tenir vos participants au courant et à jour ajoutez, sur le site Web de votre conférence et dans vos autres outils de communication, un lien vers le site Web convivial Visiter le Canada du gouvernement du Canada.
Il y a quelques années, le gouvernement du Canada a mis en place l’AVE, le système d’autorisation de voyage électronique, qui est désormais obligatoire pour de nombreux voyageurs. (Les résidents des États-Unis en sont exemptés.) Il est facile de remplir le formulaire en ligne en quelques minutes. La vidéo ci-dessous explique le tout de façon claire et structurée.
Pour des expériences transfrontalières plus rapides et plus efficaces, appliquez au programme NEXUS, conçu pour accélérer le passage frontalier au Canada et aux États-Unis. Il vous permettra d’éviter les longues files d’attente et de gagner du temps.
YUL Express
L’un des aspects les plus intéressants de voyager vers ou depuis Montréal est la facilité avec laquelle on peut le faire, en commençant par l’aéroport international qui se trouve à seulement 20 minutes du centre-ville. C’est un jeu d’enfant de s’y retrouver. De plus, il a été classé parmi les cinq meilleurs aéroports d’Amérique du Nord par la prestigieuse agence Skytrax (et parmi les plus propres).
Grâce au service YUL Express, vous ainsi qu’un groupe de 10 personnes maximum pouvez fixer une heure précise pour accéder aux contrôles de sûreté (jusqu’à 72 heures avant l’heure de départ de votre vol) et bénéficier d’une file d’attente prioritaire une fois à YUL. C’est le summum de la commodité. Accélérez votre passage au point de contrôle en 3 étapes faciles :
- Rendez-vous sur le site yul.whyline.com.
- Remplissez le formulaire à l’avance, dans un délai maximal de 72 h avant votre vol.
- À votre arrivée au point de contrôle, utilisez la ligne prioritaire YUL Express et montrez au personnel de l’aéroport le code QR de votre réservation.
Pour plus de réponses aux questions fréquemment posées, voir ici.
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