Alors que nous commençons à planifier des événements pour les mois et les années à venir, nous devons repenser la façon dont nous nous réunissons, en particulier dans les vastes lieux comme les centres de congrès. Les planificateurs voudront savoir que des protocoles sanitaires rigoureux ont été mis en place pour assurer la sécurité des participants. Et, bien sûr, nous voulons tous nous assurer que les réunions sont toujours riches en occasions d’apprentissage, de réseautage et d’échanges sociaux. C’est donc dans cet esprit que le Palais des congrès de Montréal a dévoilé PROGRÈS : le guide opérationnel de réouverture du Palais pour l’organisation d’événements avec des normes de sécurité.
Des réunions sécuritaires et réussies : le Palais a tout prévu
PROGRÈS couvre tous les aspects des réunions et des événements, depuis le processus d’inscription et le paiement jusqu’à la conception des réunions et les services de restauration. L’équipe du Palais sera présente pour conseiller les organisateurs à chaque étape et adaptera le programme en fonction de l’évolution de la situation. Voici quelques-uns des éléments du guide PROGRÈS.
Accueil et inscription
- Un système centralisé gratuit pour accueillir les participants, avec des points de contrôle et des mesures sanitaires
- Heures d’arrivée décalées pour les différents groupes
- Gestion du flux de circulation pour guider rapidement les participants vers les salles de réunion, en évitant les grands rassemblements dans une même zone
- Accès limité uniquement aux personnes ayant fait l’objet d’un contrôle et d’une accréditation
- Le personnel du Palais sera formé et portera un équipement de protection individuelle (ÉPI), en fonction de son rôle
- Les couvre-visages sont fortement encouragés dans les espaces où la distanciation sociale n’est pas possible
Inscription et paiement sans contact
- Solutions proposées pour la billetterie électronique et les badges pouvant être imprimés à domicile
- Achat en ligne de billets pour les salons publics et paiement sans contact sur place
- Espaces transactionnels, comptoirs d’inscription et d’information avec écrans de protection
Une communication limpide sur les protocoles
- Les planificateurs recevront des trousses détaillées sur les protocoles sanitaires en place
- Signalisation, marquage au sol et sur les murs rappelant aux participants de respecter la distanciation sociale
- Cônes, cordons et barrières selon les besoins pour limiter les rassemblements et faciliter la circulation
- Des hôtesses d’accueil stationnées aux points de contrôle pour offrir des informations et orienter les participants
- Une patrouille chargée de rappeler aux participants les protocoles sanitaires et de veiller à ce qu’ils adoptent un comportement responsable
Des normes rigoureuses de propreté
- Un nettoyage de fond et une désinfection complète des lieux, suivie de nettoyages et de désinfections plus fréquents en continu.
- Désinfection quotidienne de toutes les surfaces dans les espaces événementiels, y compris un système de pulvérisation électrostatique certifié ByoPlanet
- Des distributeurs de gel hydroalcoolique à l’entrée de chaque salle et dans les zones à haute fréquentation, ainsi que des stations de lavage des mains supplémentaires
- Utilisation d’un nettoyant désinfectant en une étape approuvé pour les hôpitaux, basé sur la technologie AHP® (peroxyde d’hydrogène accéléré)
- Entretien préventif des systèmes de ventilation à haute performance, avec remplacement régulier des filtres
De nouvelles formules clé en main pour les espaces événementiels
- Révision des plans des locaux et de leurs capacités d’accueil et propositions de salles de réunion aménagées à l’avance et équipées de matériel audiovisuel par le fournisseur officiel ENCORE, conformément à leur programme MeetSAFE
- ENCORE et GES ont uni leurs forces pour fournir des solutions hybrides afin d’intégrer les composantes présentielles et virtuelles des événements
- L’équipe du Palais fournira des conseils sur les configurations possibles, la gestion des flux de circulation, le processus d’accueil, etc.
- Protocoles pour les exposants, gestion du débarcadère, logistique d’entrée et de sortie des marchandises
Une offre alimentaire repensée
- De nouveaux menus savoureux conçus par Maestro Culinaire selon des protocoles sanitaires
- Remplacement des buffets par une variété de boîtes-repas compostables, ainsi qu’un service à l’assiette adapté et des formules midi-express alléchantes.
- La cuisine appliquera les normes de sécurité alimentaire et de santé publique Ecosure, développées par Ecolab, le leader mondial en matière d’hygiène et de sécurité alimentaire
- Des règles d’hygiène et de santé strictes appliquées en continu
- Toutes les procédures pour le personnel de cuisine et de service sont examinées et approuvées par des experts en santé publique
- Une chaîne d’approvisionnement plus sécuritaire en donnant la priorité aux producteurs locaux
Cliquez sur le lien pour en savoir plus sur le guide PROGRÈS du Palais des congrès de Montréal
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