Les réunions peuvent contribuer à opérer des changements positifs pour les communautés et l’environnement et peuvent servir à rassembler des gens capables de créer un monde meilleur. Mais au-delà de la logistique de base, lieu idéal, hébergement et transport, vos participants peuvent avoir d’autres besoins particuliers qui ne sont pas nécessairement apparents. Voici quelques conseils pour que votre gestion de la diversité de l’équité et de l’inclusion fasse en sorte que tous vos invités se sentent bien — sans parler de certains angles morts qu’il est facile de négliger.
La pointe de l’iceberg
La diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) constituent un élément essentiel de tout événement. On comprend mieux le concept si on visualise la DEI comme un iceberg dont seule la pointe est visible en surface. Bien qu’il soit facile de planifier un événement en fonction de différences qui sont aisément visibles — âge, race et sexe — il existe une multitude de différences moins apparentes qui doivent également être prises en compte. S’assurer d’offrir un lieu sûr pour les membres de la population LGBTQ +, les conférenciers qui parlent des langues différentes ou qui ont des opinions politiques et religieuses qui peuvent diverger sont notamment des réalités à prendre en compte pour que chacun/chacune se sente bienvenu/bienvenue.
« L’un des domaines les plus difficiles à gérer est celui des préjugés inconscients », explique John Ehlenfeldt, directeur régional d’Événements d’affaires Montréal, qui siège au conseil d’administration mondial de Meeting Professionals International et a obtenu une certification DEI de l’université Cornell. « Comment se libérer de cet état d’esprit ? Cela demande beaucoup de réflexion. C’est quelque chose que j’ai intégré dans ma carrière et dans ma vie personnelle. »
Incorporer l’inclusion à chaque étape du processus
Pensez au-delà de ce que vous pouvez voir, et planifiez votre réunion en fonction des besoins de vos participants/participantes au moyen de questionnaires et de canaux de communication ouverts avant l’événement. Faire cette démarche au préalable permettra à vos invités/invitées de se sentir inclus/incluses avant même leur arrivée — et, d’entrée de jeu, vous aurez pris toutes les précautions nécessaires.
« C’est l’un des domaines dans lequel Montréal se surpasse comme destination », déclare M. Ehlenfeldt. « La culture de la destination encourage les gens à se montrer sous leur vrai jour ».
Inspirez-vous d’événements comme le Startupfest de Montréal (et son initiative d’inclusion qui propose des billets à prix réduit pour les personnes ayant des contraintes budgétaires particulières) avec des dispositions spécialement conçues pour ouvrir grand la porte à tous et toutes.
L’accessibilité est importante
Afin d’assurer que les personnes ayant des besoins d’accessibilité particuliers puissent pleinement profiter de l’événement, au même titre que tous les autres participants, il est également important de prendre en considération ceux dont les besoins ne sont pas immédiatement visibles. En prenant des mesures pour créer une atmosphère conviviale et sécuritaire pour les personnes sourdes, aveugles et même celles qui sont sensibles aux produits chimiques, les membres de ces communautés pourront faire l’expérience de toutes les facettes de l’événement sur un pied d’égalité. Avant tout, il est extrêmement important pour votre équipe de respecter l’indépendance de chacun/chacune en créant un espace facile à apprivoiser.
Diversité dans la restauration
Il vous faut tenir compte de beaucoup plus que les allergies quand il s’agit de nourriture servie sur place. Les options sans noix sans gluten et autres options sans allergènes sont en train de devenir le standard pour les événements de toutes tailles. Mais il faut aussi avoir à l’esprit les autres sensibilités, culturelles ou religieuses, par exemple si vous avez des participants/participantes qui mangent végétarien, halal ou cachère. On dit que la séduction d’une personne passe par l’estomac et il en va de même pour vos participants/participantes.
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