Les réunions peuvent contribuer à opérer des changements positifs pour les communautés et l’environnement et peuvent servir à rassembler des personnes capables de créer un monde meilleur. Mais au-delà de la logistique de base, lieu idéal, hébergement et transport, vos participants peuvent avoir d’autres besoins particuliers qui ne sont pas nécessairement évidents. Voici quelques conseils pour que votre gestion de la diversité et de l’inclusion fasse en sorte que tous vos invités se sentent bien accueillis et qu’elle ne néglige pas certains angles morts facilement oubliés.
La pointe de l’iceberg
L’intelligence de la diversité (ID) est un élément essentiel de tout événement. On comprend mieux le concept si on visualise l’ID comme un iceberg dont seule la pointe est visible en surface. Bien qu’il soit facile de planifier un événement en fonction de différences qui sont aisément visibles — âge, race et sexe — il existe une multitude de différences moins apparentes qui doivent également être prises en compte. S’assurer d’offrir un lieu sûr pour les membres de la population LGBTQ +, les conférenciers qui parles des langues différentes ou qui ont des opinions politiques et religieuses qui peuvent diverger n’est qu’une des mesures à prendre pour que chacun se sente le bienvenu.
Incorporer l’inclusion à chaque étape du processus
Pensez au-delà de ce que vous pouvez voir, et planifiez votre réunion en fonction des besoins de vos participants au moyen de questionnaires et de canaux de communication ouverts avant l’événement. Faire cette démarche au préalable permettra à vos invités de se sentir inclus avant même leur arrivée — et vous aidera, d’entrée de jeu, à prendre toutes les précautions nécessaires. Inspirez-vous d’événements comme le Startupfest de Montréal (et ses initiatives d’inclusion telles l’offre de billets à prix réduit pour les personnes ayant des contraintes budgétaires particulières) et introduisez des dispositions spécialement conçues pour ouvrir grand la porte à tous.
L’accessibilité est importante
Afin d’assurer que les personnes ayant des besoins d’accessibilité particuliers puissent pleinement profiter de l’événement, au même titre que tous les autres participants, il est également important de prendre en considération ceux dont les besoins ne sont pas immédiatement visibles. En prenant des mesures pour créer une atmosphère conviviale et sécuritaire pour les personnes sourdes, aveugles et même celles qui sont sensibles aux produits chimiques, les participants de ces communautés pourront faire l’expérience de toutes les facettes de l’événement sur un pied d’égalité. Avant tout, il est extrêmement important pour votre équipe de respecter l’indépendance de chacun — et en créant un espace facile à apprivoiser pour tous ceux qui y pénètrent, vous garantissez que cette indépendance n’est pas remise en question.
Diversité dans la restauration
Il vous faut tenir compte de beaucoup plus que les allergies quand il s’agit de nourriture servie sur place. Les options sans noix sans gluten et autres options sans allergènes sont en train de devenir le standard pour les événements de toutes tailles. Mais il faut aussi avoir à l’esprit les autres sensibilités, culturelles ou religieuses, par exemple si vous avez des participants qui mangent halal ou cachère. Trouver un traiteur halal ou cachère est simple, certains sont même capables de fournir des cuisines séparées pour éviter la contamination par des aliments qui ne répondent pas aux normes. On dit que la séduction d’une personne passe par l’estomac et il en va de même pour garder vos participants heureux et bien restaurés selon leurs attentes et leurs coutumes.
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