6 choses à garder à l’esprit lorsque vous planifiez une visite virtuelle d’un site

publié le 17 novembre 2020
Travailler mieux Tendances et technologies

Les organisations et associations se tournent de plus en plus vers les visites virtuelles de sites pour prendre des décisions concernant les hôtels, les lieux de réunion et les lieux de divertissement. Avec la bonne planification et les bonnes questions, une visite virtuelle peut leur fournir suffisamment d’information, et assurer leur tranquillité d’esprit, pour procéder à la planification d’un événement en présentiel ou hybride.

Voici quelques éléments à prendre en compte pour l’organisation d’une visite virtuelle d’un site.

Déterminer clairement l’objectif de la visite. Une visite traditionnelle « en personne » peut se dérouler sur quelques jours, ce qui offre le temps voulu pour discuter et réfléchir. Mais les visites virtuelles ne durent que quelques heures, elles sont plus limitées dans le temps et dans leur portée. Pour optimiser la visite virtuelle, veillez à ce que les questions les plus importantes soient formulées au préalable, puis abordées pendant le temps imparti.

 

Réunir les acteurs clés. Bien entendu, vous aurez besoin d’un représentant commercial du lieu ou de l’hôtel que vous « visitez » et peut-être de quelques membres de votre équipe. Mais qui d’autre devrait participer à la visite ? Si votre réunion comporte une forte composante audiovisuelle, ce contractant particulier pourrait vouloir être présent. Si la nourriture est un élément essentiel de votre événement, un représentant de l’entreprise de restauration devrait être présent. En outre, il peut être utile de faire intervenir un représentant de l’OTC local pour faire une présentation de la destination.

 

Choisissez judicieusement votre plateforme. Il existe un nombre croissant de plateformes vidéo : Zoom, Skype, Microsoft Teams, etc. Pour la sélection d’une plateforme, deux facteurs clés à prendre en compte sont la fonctionnalité et la familiarité. Combien de participants aurez-vous ? Voulez-vous voir le visage de chaque participant ? Et surtout : dans quelle mesure connaissez-vous bien la plateforme ? Si vous ne l’avez jamais utilisée auparavant, il serait utile de faire quelques « essais » avec votre équipe avant d’inviter tout le monde à bord.

 

Concentrez-vous sur les salles de réunion et les lieux hors site. Si vous envisagez de réserver un hôtel pour un événement, la qualité des chambres est importante. Mais les salles de réunion et les lieux hors site seront ceux où les participants et les organisateurs passeront la plupart de leur temps. Quelques photos ou un court clip vidéo (pas plus d’une minute) des chambres suffiront probablement. Donnez la priorité aux salles de réunion et aux équipements nécessaires à la réussite de votre événement.

 

Veillez à ce que le contenu vidéo soit horizontal. Une grande partie de notre temps de consommation numérique se passe sur nos téléphones portables, ce qui signifie que nous visualisons des contenus en format vertical (comme IGTV ou TikTok). Mais lorsqu’il s’agit d’une visite virtuelle, la vidéo horizontale — également appelée « paysage » — est préférable. Après tout, nos yeux sont habitués à traiter les informations visuelles en les parcourant horizontalement.

 

Prévoyez du temps pour les questions et les discussions — pour tout le monde. La plupart des visites commenceront par des introductions, puis par une présentation du site. Naturellement, vous aurez quelques questions sur la taille de la salle ou la compatibilité des technologies. Mais veillez à ce que les autres membres de la visite virtuelle — traiteurs, animateurs, etc. — aient également la possibilité de poser des questions.

 

 

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