5 façons d’intégrer le mieux-être pour créer des réunions plus conviviales

publié le 02 08 2018
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Les temps changent dans le monde de l’événementiel, et les participants attendent plus des conférences et des réunions que jamais auparavant. Du début à la fin, on souhaite une expérience globale inoubliable (quelque chose dont nous avons déjà parlé), et un aspect important des réunions d’aujourd’hui est l’intégration de la santé et du mieux-être. Une étude récente de l’Incentive Research Foundation a révélé que 87 % des planificateurs considèrent le mieux-être comme un élément essentiel dans la préparation d’une réunion — et les participants sont tout aussi enthousiastes. (Lisez leur rapport complet ici.)

La marche à suivre n’est pas aussi intimidante que vous pourriez le penser. Voici cinq suggestions pour privilégier la convivialité dans votre événement et assurer que vos participants seront comblés.

Tout est dans l’emplacement

Un environnement inspirant invite à l’activité physique, de sorte que le choix du lieu est plus que choisir une salle. Le Palais des congrès de Montréal, situé au carrefour du centre-ville moderne et des rues pavées du Vieux-Montréal, en est un bon exemple. Il y a un vaste choix d’espaces culturels à découvrir dans le secteur, et c’est un excellent point de départ pour explorer la ville à pied. Garder les participants actifs et intéressés pendant les temps d’arrêt ne fait qu’ajouter à leur expérience globale, assurant qu’ils seront à la fois frais et dispos pour la prochaine présentation.

Une alimentation saine

Il est prouvé que choisir des aliments plus sains améliore la concentration, et les options comme un frappé fait avec des ingrédients santé, plutôt qu’une pâtisserie, gardera les participants énergisés tout au long de la journée. Mettez au rancart les boissons gazeuses et offrez de l’eau de coco ! Choisissez un traiteur qui ne manquera pas d’impressionner — les invités adorent les mets préparés avec des produits du terroir, et cela vous donne également l’occasion de mettre en valeur la gastronomie de votre ville. Et la fin d’une longue journée de réunions est le moment idéal pour se faire plaisir avec un repas gourmet en groupe qu’ils n’oublieront pas de sitôt.

Mieux-être sur le site

Nous avons été impressionnés par la conférence C2 de cette année à Montréal, un événement majeur qui a porté une attention particulière à l’intégration du mieux-être sur le site même. Un bar clandestin caché à l’arrière d’une boutique de fleurs (une autre belle idée) a donné aux participants la chance de relaxer autour d’un verre. Des yourtes confortables entourées d’une végétation luxuriante, des séances gratuites de coiffure et de maquillage, des promenades en bateau électrique sur l’historique canal de Lachine et même de la musique et de la poésie soigneusement choisies et diffusées dans les toilettes procuraient aux participants des moments de calme pour recharger leurs batteries.

Intégrer le mieux-être dans votre événement

Voyager peut être stressant et les participants doivent souvent suivre un horaire chargé qui leur laisse peu de temps pour respirer. Il est donc important d’assurer que tout le monde a l’occasion de participer aux options de mieux-être proposées. Essayez d’offrir des séances matinales de yoga ou de méditation avant le début des présentations, et assurez-vous que vos participants savent ce qui est offert à ce chapitre avant de remplir leur horaire. Si vous l’annoncez et qu’ils ont du temps — ils viendront.

Du plus petit gland pousse le puissant chêne

Le mieux-être se retrouve également dans les détails, en tenant compte de facteurs comme le recyclage et le compostage sur site, l’éclairage et la température des salles de réunion. Lors de la planification des présentations, respectez le « principe de Boucles d’or » : pas trop chaud, pas trop froid, pas trop sombre et pas trop lumineux. Il est également important de maintenir la durée à une période tolérable — essayez de limiter vos présentations à 50 minutes, puis laissez une fenêtre de 10 minutes pour permettre aux participants de se lever et de bouger — de petites touches attentionnées qui ajouteront à l’expérience de vos participants.

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