Conseils pour accroître l’efficacité de vos réunions internes

publié le 26 février 2019
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Nous avons tous déjà assisté à des réunions qui se sont avérées être une perte de notre temps et qui nuisaient à notre productivité plutôt que de la favoriser. Mais avec quelques changements ciblés, il est possible de transformer chaque réunion en un échange motivant d’informations cruciales. Voici quelques conseils de chefs de file de l’industrie qui peuvent améliorer l’efficacité de vos réunions et, ce faisant, rentabiliser l’emploi du temps de chacun.

Commencez par une période de silence

Des entreprises pionnières telles qu’Amazon et Square commencent chaque réunion avec une période de silence pouvant aller jusqu’à 30 minutes. Cette période sert à lire l’ordre du jour de la réunion et les notes de service qui la concernent, et assure le plein concours des participants qui n’auraient pas eu le temps de se préparer à fond pour la rencontre. Une fois que tout le monde est sur la même longueur d’onde, la réunion commence.

Laissez les ordinateurs portables fermés

Les ordinateurs portables ouverts sont l’une des principales sources de distraction pendant les réunions. Souvent, ces outils sont comme des aimants et ils détournent l’attention des participants de la discussion en cours. Pour que les réunions soient fructueuses, tout le monde doit être présent de corps et d’esprit. Les courriels, les publications Facebook et autres facteurs de distraction peuvent transformer une réunion productive en une perte de temps pour tous. Eric Schmidt, ancien PDG et actuel président de Google, demande à tout le monde de laisser les ordinateurs à l’extérieur de la salle de réunion.

Gardez votre téléphone éteint et dans votre poche

Bien que les médias sociaux facilitent les échanges dans plusieurs types d’événements, lorsqu’il s’agit de réunions internes, il est préférable que les téléphones restent hors de vue et hors de l’esprit. Il est important d’établir une règle interdisant aux participants de vérifier leur téléphone pendant les réunions. Certaines entreprises vont encore plus loin avec un panier sur la table de la salle de conférence dans lequel chacun doit déposer son portable en entrant. Les tweets peuvent certainement attendre et la messagerie vocale est là pour vous aider à répondre aux appels manqués !

Direction et objectif

Les experts en matière de réunions suggèrent que chaque rassemblement, grand ou petit, doit avoir un responsable et un objectif spécifique. Qu’il s’agisse d’une séance de remue-méninges ou d’une réunion générale des employés, assurez-vous que les raisons pour rassembler tout le monde sont claires et concises. Assurez-vous toujours qu’il y a un animateur, un chronométreur et un preneur de notes pour les actions de suivi. Une réunion bien encadrée vous assure que les décisions importantes sont prises plutôt que des compromis qui sont le résultat de « la culture de l’unanimité ».

Limiter la liste des invités

Dans l’optique de maintenir la productivité des réunions, l’école de pensée actuelle est de limiter la liste des participants à huit ou moins, chacun étant chargé de faire rapport à son équipe. En limitant le nombre de participants, vous n’incluez que les personnes nécessaires tandis que tous les autres dans le bureau peuvent se concentrer sur le travail à accomplir.

Convoquer une réunion uniquement lorsque celle-ci est indispensable

Sans doute le conseil le plus important : Ne convoquez pas une réunion si vous n’en avez pas besoin !

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