L’enquête Mercer sur le coût de la vie a déjà montré clairement que Montréal est l’une des villes les plus abordables au monde, mais c’est aussi une destination où le budget de votre événement international ira plus loin. Voici huit conseils pour réduire les coûts de votre prochain événement à Montréal.
Réservez avec Événements d’affaires Montréal
Réserver avec Événements d’affaires Montréal est rentable à bien des égards, notamment grâce aux promotions spéciales que nous offrons en collaboration avec des tiers, des associations et des groupes d’entreprises. Nous pouvons également vous aider à obtenir un dégrèvement fiscal en votre nom et vous garantir un soutien financier et opérationnel.
Anticipez
Pour réaliser un maximum d’économies, recherchez un espace de réunion ou un centre de congrès par l’intermédiaire de l’OTC le plus tôt possible. En réservant des années à l’avance, vous pourrez obtenir vos dates préférées et négocier de meilleurs tarifs avec le centre de congrès et les hôtels. Pensez à conclure un accord pour plus d’une année, par exemple en réservant en même temps pour 2025 et 2030, afin d’accroître votre pouvoir de négociation.
Soyez flexible
Dans la mesure du possible, faites preuve de souplesse en ce qui concerne les dates et les modalités de vos événements. Souvent, les lieux de congrès et les hôtels peuvent offrir des réductions pour les périodes creuses entre différents événements. Restez également ouvert à des rencontres en dehors des périodes de pointe ; les tarifs hôteliers sont plus élevés en été à Montréal qu’en hiver ou au début du printemps, mais chaque saison dans cette ville présente de nombreux avantages.
Utilisez des services à l’interne
De l’audiovisuel à la restauration, réduisez le coût de votre événement en acceptant de faire appel aux fournisseurs de services à l’interne des centres de congrès et des hôtels. Lorsque des clients réservent le Palais des congrès de Montréal, par exemple, leurs coûts de location seront moins élevés s’ils acceptent de faire appel à des partenaires du Palais tels que TKNL pour la production et GES pour les contrats de service. Et si vous êtes prêt à vous engager auprès de l’équipe interne de restauration, cela peut également contribuer à réduire les coûts de location.
Recherchez des talents locaux
Plutôt que d’avoir à assumer les frais de transport aérien de tous vos hôtes, conférenciers et fournisseurs faites appel à des OTC comme Événements d’affaires Montréal pour leurs contacts locaux. Nous pouvons vous mettre en contact avec de vrais Montréalais dans votre domaine et au-delà — entrepreneurs, universitaires, chercheurs et autres — qui peuvent vous aider à dynamiser votre événement, y compris des fournisseurs créatifs comme Yulism et Multicolore et des incubateurs comme le Lab événementiel du Palais des congrès.
Misez sur le développement durable
Événements d’affaires Montréal a lancé une nouvelle initiative conjointement avec le Palais des congrès de Montréal afin d’encourager les organisations à prioriser le développement durable. Des escomptes allant jusqu’à 10 % sur les frais de location sont maintenant offerts aux organisations qui posent des gestes concrets en matière de développement durable, tels que l’embauche d’une « équipe verte » pour un événement, le tri des déchets, le choix de cadeaux promotionnels éco responsables ou l’embauche de conférenciers et d’artistes locaux. De plus, Événements d’affaires Montréal ajoutera son propre rabais pouvant aller jusqu’à 10 %.
Profitez du taux de change
Les voyageurs internationaux qui se rendent à Montréal bénéficient d’un taux de change de +30 % par rapport au dollar américain et d’environ +45 % par rapport à l’euro, ce qui fait de cette ville où il fait bon vivre une proposition très attrayante. Payez avec une carte de crédit ou ouvrez un compte bancaire canadien pour tirer le meilleur parti du taux de change.
Prévoyez des temps libres
La plupart des participants à un événement sont surchargés de travail et manquent de temps. Prévoyez donc suffisamment de temps libres dans votre programme pour leur permettre de souffler, de savourer l’événement et peut-être même d’explorer la ville autour du centre des congrès. Avec ses 24 600 chambres d’hôtel, ses restaurants abordables et ses innombrables divertissements gratuits ou peu coûteux qui peuvent être intégrés à vos événements, Montréal est une ville où les meilleures choses de la vie sont accessibles. Et bonne nouvelle : les temps libres sont indulgents pour votre budget.
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