L’avenir de l’industrie des réunions

publié le 27 avril 2020
L'actualité dans l'industrie Quoi de neuf à Montréal? Travailler mieux Tourisme Montréal - Partenaires

Même si l’industrie a été durement touchée par la crise de la COVID-19, les planificateurs professionnels de réunions et d’événements entrevoient l’avenir avec espoir et une détermination inébranlable à reprendre leurs activités, en toute sécurité et avec réalisme. De nombreux sondages ont été réalisés ces dernières semaines pour prendre le pouls de l’industrie et comprendre comment les professionnels de l’événementiel envisagent l’avenir. Voici quelques-unes de leurs réflexions. 

Ce que disent les planificateurs et les fournisseurs 

La Professional Convention Management Association (PCMA) a mené une série de sondages auprès des professionnels et des fournisseurs du secteur des événements d’affaires. Parmi les planificateurs, si 57 % des personnes interrogées déclarent que leur emploi n’est pas affecté, beaucoup constatent des réductions de salaire ou des licenciements parmi les membres de leurs équipes. Les plans pour tenir des réunions à l’avenir sont toujours incertains et sept répondants sur dix cherchent des solutions de rechange virtuelles. L’on s’attend à ce que, malgré une hésitation initiale à se déplacer pour les réunions après la crise, il y ait une demande refoulée pour des réunions en face-à-face, même si ces dernières seront limitées en nombre de participants et plus locales. Plusieurs planificateurs profitent de cette période pour acquérir de nouvelles compétences, notamment celles liées aux stratégies d’événements virtuels et aux plateformes en ligne.

Parmi les fournisseurs, seulement 25 % des personnes interrogées déclarent que leur emploi n’est pas affecté, la plupart subissant une réduction de salaire ou des mise-à-pieds. Beaucoup s’attendent à voir des signes de reprise dès septembre, mais estiment qu’il faudra 12 à 18 mois avant que l’industrie ne retrouve son niveau d’activité de 2019. Près de la moitié des fournisseurs prévoient une hésitation à se déplacer, mais environ 30 % estiment qu’il y aura une demande refoulée pour les réunions en face-à-face. 

Une assez bonne nouvelle: selon un récent sondage d’opinion du Northstar Meetings Group, réalisé du 14 au 21 avril, la majorité des planificateurs travaillent sur de futures initiatives commerciales et les répondants américains sont très optimistes quant à un retour rapide aux affaires, bien que les grands congrès et les grands sites événementiels devraient accuser une forte baisse. 

 

Les réunions seront plus restreintes, plus locales et plus numériques 

Dans un article publié sur le blogue EventMB, le conférencier et auteur de renommée internationale Julius Solaris a analysé une étude allemande afin d’esquisser un portrait de ce à quoi pourrait ressembler  la « nouvelle normalité » après la sortie de crise. En bref, il conclut que les réunions dans le futur seront plus restreintes et plus locales, avec un accent sur les technologies numériques et les stratégies de médias sociaux. 

Le groupe MCI, basé à Genève, a fait écho à ce sentiment dans son article sur l’avenir post-pandémique. Ils soulignent la nécessité pour les équipes de développer de nouvelles compétences numériques, ou de recruter des talents ou des fournisseurs possédant l’expertise nécessaire pour prospérer dans la nouvelle réalité. Les gestionnaires de la communauté des médias sociaux ayant des compétences en analyse, les services professionnels de données, les concepteurs UX et les experts en éducation numérique seront tous très sollicités. 

Les réunions en face-à-face continueront dêtre importantes 

Le Northstar Meetings Group s’est entretenu avec des PDG et des leaders de l’industrie des réunions et congrès et a compilé une liste de 12 points clés à retenir de ces discussions. Ceux-ci vont de l’importance des réunions en face-à-face pour établir des relations et conserver les connaissances, à un virage vers la simplicité, des budgets plus modestes et des normes de sécurité rigoureuses. 

Planification des réunions 

Selon Prevue Meeting + Incentives, la planification des réunions doit être repensée pour prendre en compte de nombreux éléments qui vont des nouvelles normes de distanciation à l’hygiène en matière de restauration. Des mesures visant à limiter la circulation dans les foires commerciales peuvent être ajoutées, et des clauses sur la propreté incluant le nettoyage et la désinfection des salles de réunion entre les sessions peuvent devenir la nouvelle norme dans les contrats. Les hôtels seront à l’avant-garde de ces changements, selon Cvent, avec des options qui peuvent aller du service de restauration en contenants individuels (comme des sacs à lunch) à l’utilisation des espaces extérieurs disponibles pour les rassemblements. 

Planification durgence 

Personne n’aurait pu prévoir un scénario dans lequel toutes les réunions et tous les événements du monde entier — même les Jeux olympiques d’été ! – seraient soudainement reportés ou annulés. Alors que les planificateurs s’efforçaient de réduire leurs pertes, il est devenu évident que certaines clauses des contrats types devraient être repensées à l’avenir. PMLiVE, le site web du magazine Pharmaceutical Market Europe (PME), prédit que les contrats seront resserrés, les clauses reformulées et les polices d’assurance devront offrir non seulement une couverture pour les maladies transmissibles (bien que la couverture COVID-19 soit certainement hors de question), mais aussi une couverture plus large pour anticiper la prochaine catastrophe imprévisible.

Alors, que nous réserve lavenir? 

Le consensus parmi les experts de l’industrie semble être un retour progressif à des réunions plus petites et plus locales en septembre, à moins d’un scénario de « seconde vague ». La plupart s’attendent à ce qu’un retour à la normale — ou plutôt à la « nouvelle normale » — prenne environ 12 à 18 mois. De nouvelles mesures d’hygiène, des contrats actualisés et des événements hybrides deviendront la norme. Et il y a une chose sur laquelle tout le monde semble d’accord : les conférences virtuelles sont utiles, mais elles ne remplaceront jamais complètement la pertinence des réunions en face-à-face. Quelle que soit l’évolution de la technologie, les êtres humains s’épanouissent grâce aux relations interpersonnelles. 

 

À lire également : Les plateformes de conférence virtuelles montréalaises

Découvrez d’autres raisons pour lesquelles Montréal est votre meilleur choix

[COVID-19] Pour vous tenir au courant de la situation actuelle
En savoir plus