5 façons de dynamiser votre réunion en ligne

publié le 25 mai 2021
Travailler mieux Tendances et technologies

Le monde s’ouvre à nouveau. C’est une excellente nouvelle pour tous ceux d’entre nous qui travaillent dans le secteur des réunions et des événements. La réalité, cependant, est que les réunions en ligne vont continuer. Et si les réunions en ligne sont à la fois sécuritaires et pratiques, elles ne sont pas toujours — osons le dire — bien menées.

Si vos réunions commencent à tourner au vinaigre, voici cinq conseils et astuces pour garder les participants concentrés et engagés.

 

Commencez par quelque chose de positif

Donnez le ton de la réunion en félicitant un membre de l’équipe ou en mentionnant quelque chose de positif sur ce qui se passe. Un tel geste ne prend qu’une minute ou deux et peut avoir un impact important sur la qualité de l’atmosphère de la réunion.

 

Instaurez des règles

En tant qu’animateur, c’est à vous de définir au bénéfice des participants vos attentes avant la réunion et au début de celle-ci. Soyez très clair sur les règles à suivre en créant une liste et en la distribuant avec vos invitations. Il peut s’agir de mettre les microphones en sourdine lorsque les participants ne parlent pas, d’ouvrir les webcams (car il est utile de voir des visages) ou d’éteindre d’autres appareils qui pourraient consommer de la bande passante. Les règles peuvent être réitérées rapidement (et avec un ton amical) au début de la réunion ou écrites sur votre tableau blanc virtuel/outil de collaboration.

 

Évitez les discussions trop longues et prévoyez des pauses

Il n’est pas nécessaire de passer à travers l’ordre du jour en un temps record, mais plus vous serez en mesure de rester concentré sur ce qui doit être réalisé, moins vous serez susceptible de perdre l’attention du groupe. À ce propos, la plupart des gens ont une durée maximale de concentration d’environ 25 minutes. Utilisez donc la Technique Pomodoro — une méthode de gestion du temps — pour diviser le travail en intervalles, séparés par de courtes pauses.

 

Bougez pendant les pauses !

Lorsque le moment est venu de faire une pause, vous pouvez proposer une activité appelée « courir et aller chercher » ! Le principe est simple : l’animateur dit « courez et cherchez un ou une [insérer le nom de l’objet] ». Il peut s’agir d’un objet violet, d’un livre préféré, d’une photo d’un être cher — il n’y a pas de limite ! (En fait, le plafond est la limite de ce jeu, mais vous comprenez l’idée.) Ce jeu encourage les participants à se lever, à bouger et à stimuler leur circulation sanguine. Prévoyez quelques minutes dans votre emploi du temps pour permettre aux participants de « montrer et commenter » l’objet qu’ils ont choisi.

 

Créez des jeux-questionnaires ou des sondages

L’interactivité est d’une grande utilité pour maintenir l’attention. Les jeux-questionnaires et les sondages vous permettent d’évaluer l’intérêt de votre auditoire et sa compréhension d’un sujet particulier. Les différentes plates-formes en ligne proposent des options de sondage interactif. (Si l’interactivité n’est pas de mise, une simple diapositive PowerPoint avec des réponses à choix multiples peut suffire). Pensez à introduire un jeu-questionnaire toutes les 5 à 10 minutes. Gardez à l’esprit que le but n’est PAS d’assommer les participants, ce qui pourrait entraîner un désengagement. Idéalement, les questions doivent être amusantes et faciles à comprendre.

 

Conseil supplémentaire : utilisez les noms des participants

Lorsque les participants sont mentionnés ou inclus, ils sont plus enclins à rester engagés et concentrés. Vous n’êtes pas obligé de vous arrêter pour poser des questions à chaque membre de l’équipe. Mais le fait de mentionner des noms de temps en temps (surtout de manière flatteuse) est un excellent moyen d’éveiller l’attention des gens.

 

À lire également : La baladodiffusion est-elle pour vous ? Cinq questions à se poser avant de se lancer

Découvrez d’autres raisons pour lesquelles Montréal est votre meilleur choix

 

 

[COVID-19] Pour vous tenir au courant de la situation actuelle
En savoir plus