Soyons réalistes : tous les événements ne sont pas planifiés par un professionnel. Certains n’ont pas le budget nécessaire, ou sont trop petits ou trop informels. Mais lorsqu’il est confié à un profane (c’est-à-dire à une personne qui n’est pas un professionnel de l’événementiel), un événement peut tout de même avoir un réel impact et être mémorable.
Nous avons contacté certains des membres les plus influents de la profession pour leur poser une question simple : quel conseil donneriez-vous aux personnes qui ne sont pas des professionnels de l’événementiel ?
Voici ce qu’ils avaient à dire !
Tess Vismale, technologue en événementiel et animatrice de podcasts, souligne l’importance des solutions de rechange :
« Ayez un plan A, B, C, et D et assurez-vous d’embaucher une personne dont la seule tâche est de surveiller le déroulement du plan en temps réel. »
La fondatrice de The Event Profs Book Club, Jillian Cardinal, souligne l’importance de comprendre comment le secteur a changé :
« Pensez à l’ensemble du parcours, à l’expérience, à l’histoire, au changement de comportement et d’émotions des participants. La conception d’un événement ne doit pas se limiter aux “dates officielles”. Comment pouvez-vous faire en sorte que les participants perçoivent la lueur et s’immergent dans ce monde que vous créez — avant, pendant et après l’événement ? Aussi : La conception centrée sur l’humain est essentielle. Les personnes pour lesquelles vous planifiez avant la pandémie ou même il y a quelques mois ont changé. Connectez-vous avec eux et voyez qui elles sont MAINTENANT. Comment peuvent-elles obtenir le retour sur investissement souhaité lors de votre événement ? Rencontrer qui elles veulent ? Apprendre comme elles le souhaitent ? »
Shawn Cheng, qui se définit comme un « drogué de l’apprentissage », donne un conseil bref et concis :
« N’oubliez pas de respirer par le nez, surtout lorsque les choses ne se déroulent pas comme vous l’aviez prévu. »
Le vice-président des événements mondiaux chez Bizzabo, Devin Cleary, souligne l’importance d’une communication limpide :
« Toujours surcommuniquer ! Il ne suffit pas de connaître les détails de base d’un événement. Les responsables marketing doivent s’assurer que les participants sont bien informés avant l’événement (par exemple, protocoles de sécurité, instructions techniques, opportunités de réseautage). Créez un parcours pour les participants/alimentez-les 1 à 2 mois avant l’événement. Négociez toujours avec les fournisseurs ! Au lieu de demander un devis, déterminez le montant que vous êtes prêt à payer. Faites-leur part d’un chiffre inférieur (entre 5 et 10 %). Ainsi, même si ces derniers négocient à la hausse, vous respecterez votre budget et ferez des économies. »
Adrian Segar, vétéran du secteur, va droit au but et suggère de ne pas faire cavalier seul :
« Travaillez avec des professionnels de l’événementiel recommandé (obtenez des références !) pour concevoir, planifier et produire votre événement. Ce n’est pas aussi facile que vous le pensez ! »
Et le dernier (mais certainement pas le moindre), l’Obi-Wan Kenobi des événements, Julius Solaris, encourage l’optimisation :
« Si vous voulez planifier des événements comme un pro, rendez-les amusants, stimulants et pensez aux détails. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez le rendre différent ? Comment pouvez-vous améliorer les choses ? »
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