Assurer la sécurité des événements : l’importance de la sécurité proactive

publié le 09 01 2018
L'actualité dans l'industrie
Tourisme Montréal - Partenaires
Nouvelles de Tourisme Montréal
Tendances et technologies
Quoi de neuf à Montréal?

Une priorité dans la planification d’événements est de créer une expérience mémorable pour vos participants lorsque le choix de l’endroit est un élément-clé. Mais l’assurance d’une sécurité à toute épreuve pendant l’événement est un facteur qui a pris une importance accrue au cours des dernières années et qui est pris en considération dans la sélection finale de la ville hôte. Nous ne parlons pas seulement d’assurer que vos invités ne tombent pas sur des sols glissants ou de balcons dangereux. Nous parlons de sécurité de niveau supérieur pour l’événement dans son ensemble qui exige une anticipation proactive des menaces possibles avant même que votre premier participant n’arrive.

Nous avons discuté avec Maryse Phaneuf, Chef de service, sécurité et services aux usagers au Palais des congrès de Montréal, de ce à quoi les planificateurs d’événements s’attendent en ce qui concerne la sécurité des événements en 2018 et de ce que le Palais fait pour y répondre. 

ÉTABLISSEZ UN PLAN SOLIDE

La recherche initiale d’une ville hôte sécuritaire est facile à faire. Le U.S. State Department offre en ligne des rapports sur les villes du monde entier. Ces rapports, par exemple, classent Montréal comme une destination à faible risque, compte tenu de son très bas taux de criminalité et de l’hospitalité des Canadiens. Mais une fois que vous avez sélectionné votre ville, il est temps de faire un plan.

« Souvent, les gens sont conscients des problèmes de sécurité et nous fournissent des informations — comme la présence de ministres — et nous demandent de leur proposer un plan de sécurité » dit Phaneuf. « Ce plan sera différent selon le nombre de personnes attendues (qui peut varier selon qu’il s’agit de centaine ou de milliers de participants), et lorsque nous l’élaborons certains des secteurs du Palais posent plus de difficultés que d’autres, comme c’est le cas dans d’autres bâtiments. Sachant qu’il peut y avoir une situation exigeant une sécurité accrue, nous allons contrôler l’environnement. Nous nous assurerons de garder une certaine structure autour de l’événement — un “tampon”. Bref, nous demandons quels sont les besoins en matière de sécurité et quelles sont les attentes. »

Et des centres de congrès comme le Palais mettent à profit des années de pratique, et proposent des plans d’experts à toute épreuve pour assurer la sécurité de vos participants et de vos invités. « Les services de police sont toujours très impressionnés par les plans de sécurité qu’ils reçoivent du Palais », dit Madame Phaneuf. « Je peux vous dire que le Palais des congrès s’est fait connaître l’an dernier en accueillant des invités prestigieux. Les gens se sentent en sécurité lorsqu’ils viennent à nos événements. Les gens voient que la sécurité est prise au sérieux. La sécurité est visible et accessible. Quand ils arrivent au Palais, ils ont l’esprit en paix de même que toutes les informations dont ils ont besoin. » 

LE TRAVAIL D’ÉQUIPE EST LA CLÉ DU SUCCÈS 

Phaneuf souligne que le planificateur de réunions avisé est celui qui considère qu’en matière de sécurité, le travail d’équipe doit être une préoccupation majeure dès le départ. « Les organisateurs d’événements sont de plus en plus sensibilisés au besoin de sécurité, et ce, dès la rédaction du contrat », dit-elle. « Ils nous demanderont si nous avons une bonne relation avec les services de police de Montréal, avec les pompiers, avec la Sureté du Québec. Ils veulent savoir s’il existe déjà des plans dans l’éventualité où il y aurait, par exemple, des politiciens ou des VIP lors de leur événement. »

Travailler avec une équipe de sécurité bien connectée et d’expérience assurera un événement sans stress et c’est au stade de la planification, lorsque cette équipe est mise sur pied, que les plus grands progrès dans la préparation sont réalisés. Jetons un coup d’œil sur un exemple hors du commun : le grand congrès Comiccon de Montréal, d’une durée de plusieurs jours, qui remplit le Palais chaque année.

« Je m’assure de toujours contacter les services de police pour les informer à ce sujet. C’est Comiccon, c’est la nature de l’événement, voici ce à quoi on peut s’attendre autour du Palais, ou même dans le métro », explique Phaneuf. « Parce que les gens qui viennent à Comiccon sont souvent costumés, certains portent de fausses armes qui sont des copies très réalistes, et on pourrait penser qu’elles sont vraies. Mais tout est en styromousse et vraiment bien fait. Ces gens sont de vrais artistes. Alors nous avertissons la STM et la police que s’ils reçoivent des appels d’urgence au sujet d’une personne armée dans le Palais ou de quelqu’un d’étrange dans le métro, de prendre l’appel au sérieux, mais de prendre aussi en considération cet événement qui est en cours. » 

GRANDS NOMS ET SÉCURITÉ APPROPRIÉE

Bien que nous aimions faire en sorte que chaque participant se sente comme un VIP, il y a des exigences de sécurité différentes pour les invités de marque, et le Palais des congrès a été chargé d’accueillir — et de protéger — certaines des personnalités les plus connues au monde. Une occasion unique d’accueillir l’ancien président Obama en 2017 n’a pas été prise à la légère par Phaneuf et son équipe.

Elle se souvient : « Avant son arrivée au Palais, il a fallu plusieurs semaines pour préparer sa visite avec les services secrets, la police de Montréal et la GRC, qui sont responsables de la sécurité des dignitaires au Canada. Nous devons donc communiquer avec toutes ces parties prenantes et connaître toutes leurs exigences spéciales. Les services secrets auront des besoins particuliers, tout comme la GRC et la police municipale — qui est plus préoccupée par la gestion de la sécurité à l’extérieur du bâtiment. La police doit être informée des demandes des services secrets et de la GRC afin de savoir quand ne pas intervenir. C’est vraiment une situation spéciale qui nécessite un travail d’équipe du début à la fin de l’événement. »

La gestion de la foule est également entrée en compte, et le Palais a utilisé une méthode efficace déjà éprouvée. Avant le début de l’événement, les détenteurs de billets qui se sont présentés au Palais devaient attendre à l’étage principal. « Nous devions gérer cette foule à l’aide d’une signalisation adéquate pour que les gens sachent où aller et pour puissent s’asseoir à l’heure prévue. Pour la visite de M. Obama, nous avons demandé aux gens d’arriver à 15 h 30 pour être assis à 17 h 30. Cela nous procurait seulement deux heures pour placer sept à huit mille personnes dans la salle. Nous avions des détecteurs de métaux, des fouilles, des contrôles de billets et nous dirigions la foule, donc oui, il y a concurremment la question de la sécurité des VIP et la question de gérer l’auditoire », explique Phaneuf.

Si la sécurité des événements est une préoccupation majeure du planificateur d’événements, prendre des mesures minutieuses au début du processus garantit une expérience sans faille pour vos VIP et vos participants. Et heureusement, plusieurs endroits comme le Palais des congrès de Montréal ont mis en place des équipes de sécurité chevronnées et ont élaboré des plans pour vous protéger sous tous les angles. 

À PROPOS DE MARYSE PHANEUF

Maryse Phaneuf travaille dans le domaine de la sécurité depuis 2000, et est devenue responsable de la sécurité au Palais des congrès en août 2016. Elle travaille en coordination avec son équipe et les forces de sécurité extérieures pour préparer — et protéger de façon proactive — une multitude d’événements, grands et petits au Palais. 

Découvrez d'autres raisons pour lesquelles Montréal est votre meilleur choix