5 messages clés extraits du rapport AMEX 2019 Global Meetings Forecast

publié le 11 12 2018
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Chaque année, l’entreprise American Express Global Business Travel analyse les tendances en matière de planification d’événements internationaux et publie le Global Meetings and Events Forecast. Ces prévisions, qui couvrent plus de 100 pages, présentent comment les choses évoluent sur le terrain, tant à l’échelle mondiale qu’à l’échelle régionale.

Nous avons déjà écrit sur les événements à l’ère de l’économie de l’expérience et les prédictions d’Amex confirment notre opinion dans le résumé analytique d’Issa Jouaneh, Vice-président principal et Directeur général d’American Express Meetings and Events. « Qu’il soit inspiré par la dynamique budgétaire actuelle, la technologie ou par l’importance croissante que les réunions jouent dans la réalisation des objectifs d’une organisation, l’accent mis sur l’expérience des participants s’intensifie. »

Lire le rapport dans son intégralité peut être est difficile à faire si on a un emploi du temps chargé. Nous avons donc répertorié pour vous certaines des principales tendances du Global Forecast et les avons rassemblées ici.

Tendance no 1 : le choix de la destination

L’une des questions les plus importantes à traiter dans la planification d’événements est le lieu. Alors qu’au cours des années passées l’accent était mis sur le contenu plutôt que sur le confort, aujourd’hui, les réunions exigent des lieux réellement inspirants et des hébergements mémorables. De plus, l’accessibilité est un élément clé : les villes hôtes dotées de liaisons aériennes directes et offrant des options faciles de transport international sont en tête de peloton.

Tendance no 2 : approbation des réunions

Faire approuver un événement est toujours le premier obstacle, et les experts mondiaux s’accordent pour dire que les formations et les réunions internes d’équipe sont les projets les plus faciles à faire approuver, tandis que les événements spéciaux et les voyages de motivation sont un peu plus difficiles. Pour ce qui est des accompagnements dans des voyages de motivation, 47 % des planificateurs nord-américains autorisent les participants à venir avec un invité, tandis que 44 % ne le font pas, ce qui n’est pas vraiment surprenant compte tenu du coût de tels événements.

Tendance no 3 : l’expérience du participant

Les participants réclament des événements qui vont les satisfaire à plusieurs niveaux et la responsabilité incombe aux organisateurs de proposer des réunions enrichissantes et des expériences mémorables. L’espace physique doit fusionner avec des moyens virtuels pour mobiliser les participants, par exemple avec une logistique sans papier réalisée à l’aide d’applications ou d’autres technologies interactives. Les activités hors programme sur site (comme celles offertes lors de la conférence annuelle C2 à Montréal) sont devenues « de rigueur » dans le but de créer des expériences uniques.

Tendance no 4 : technologie et réunions

L’intégration de la technologie dans les événements s’est accrue de manière exponentielle, sans aucun signe de ralentissement. Les applications sur mesure pour chaque événement sont devenues la norme, tandis que les méthodes intéressantes de mise en réseau et de gestion du temps sur site (comme les bracelets de PixMob et les outils d’interaction de Klik) offrent des moyens uniques pour qu’un événement se distingue de la concurrence. Les professionnels de l’événementiel doivent maintenant faire face au défi de créer des expériences de consommation pour les participants qui sont diamétralement à l’opposé des réunions traditionnelles — et l’intégration de technologies allant des applications à l’IA ouvre la voie vers l’avenir. (Une valeur ajoutée pour les planificateurs est la collecte de données sur les participants via l’utilisation des applications, bien qu’il s’agisse d’un domaine qui, selon le rapport Amex, doit encore être peaufiné).

Tendance no 5 : gestion des réunions

Avec l’accent mis sur les politiques et la transparence, les planificateurs d’événements entrent dans une nouvelle ère de gestion stratégique des réunions qui exige de bonifier l’expérience tout en ayant à l’œil les dépenses. Les planificateurs nord-américains et européens interrogés ont indiqué dans une proportion de 60 % à 80 % avoir en place les composants essentiels de la gestion des réunions, et une partie du crédit pour cette croissance est due au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Trouver l’équilibre entre l’expérience et le budget est un défi à relever avec une attention minutieuse.

Pour lire le rapport, téléchargez-le ici.

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